Strategi Peningkatan Performa Koperasi dalam Melaksanakan Rapat Anggota Tahunan

Oleh Ir. Zaenal Arifin, MSc.*)

Ternyata, belum banyak entitas gerakan koperasi yang mampu mengoptimalkan urgensi dan mekanisme Rapat Anggota Tahunan (RAT) untuk meningkatkan performa koperasinya. Kombinasi antara wawasan, komitmen Pengurus, dan inovasi teknologi adalah jadi kunci. 

Seberapa Pentingkah RAT

Secara faktuai, RAT (Rapat Anggota Tahunan) dapat menjadi salah satu cermin bahwa koperasi tersebut selain aktif. Pengurusnya telah menunjukkan komitmen yang tinggi dalam melaksanakan Anggaran Dasar (AD) maupun Anggaran Rumah Tangga (ART) Koperasinya. Selain itu RAT juga dapat dijadikan indikator untuk menilai keberhasilan pembinaan koperasi yang dilakukan oleh aparatur pemerintah pada Dinas Koperasi. Berikut ini disampaikan data prosentase koperasi yang melaksakan RAT yang tersebar di 34 provinsi se-Indonesia.

(Sumber : Kementerian Koperasi dan UKM RI)

Berdasarkan grafik di atas, dapat diketahui bahwa angka Koperasi yang melaksanakan RAT di 34 Provinsi di Indonesia, sangat beragam. Mulai dari 80,7% yang terjadi di Porvinsi Sumatera Barat, hingga hanya 8,0 yang terjadi di Provinsi Papua Barat. Jika angka tertinggi-dikurangi angka terendah, kemudian dibagi 3 tingkatan, maka 5 Provinsi mendapatkan warna hijau (baik) yaitu Provinsi Sumatera Barat, Bali, Daerah Istimewa Yogyakarta, Jawa Timur dan Bangka Belitung.

Adapun 13 Provinsi mendapatkan warna kuning (sedang) yaitu Provinsi Lampung, Nusa Tenggara Barat, Kalimantan Selatan, Riau, Jawa Tengah, Kalimantan Barat, Kalimantan Timur, Sumatera Utara, Kepulauan Riau, Bengkulu, Sulawesi Tengah, Banten dan Gorontalo.  Sedangkan 16 Provinsi mendapatkan warna merah (kurang), yaitu Provinsi Jawa Barat, Jambi, DKI Jakarta, Nusa Tenggara Timur, Sulawesi Selatan, Kalimantan Utara, Sumatera Selatan, Kalimantan Tengah, Papua, Aceh, Sulawesi Tenggara, Maluku Utara, Sulawesi Barat, Papua Barat, Sulawesi Utara dan Maluku.

Urgensi RAT

Dalam Undang-undang Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian, menegaskan bahwa pengelolaan koperasi membutuhkan kelengkapan organisasi. Kelengkapan organisasi yang paling penting dalam koperasi adalah rapat anggota. Rapat anggota diperlukan, tidak hanya  untuk melihat pertanggungawaban pengurus, melainkan juga untuk menetapkan kebijakan yang berlaku di koperasi. Dalam rapat anggota, setiap anggota berhak memberikan usulan tentang perbaikan.

Rapat ini dilaksanakan setidaknya sekali setahun, mengingat RAT merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam koperasi. RAT dihadiri oleh anggota yang pelaksanaannya diatur dalam Anggaran Dasar. Fungsi dan wewenang yang dimiliki RAT sangat menentukan, dalam menentukan arah dan tujuan koperasi pada masa yang akan datang. Hal ini ditegaskan dalam pasal 23 Undang-undang Nomor 25 tahun 1992 yang menyebutkan bahwa rapat anggota menetapkan : a. Anggaran dasar b. Kebijakan umum di bidang organisasi, manajemen, dan usaha koperasi c. Pemilihan, pengangkatan, pemberhentian pengurus dan pengawas d. Rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi, serta pengesahan laporan keuangan e. Pengesahan pertanggungjawaban pengurus dalam pelaksanaan tugasnya f. Pembagian sisa hasil usaha g. Penggabungan, peleburan, pendirian, dan pembubaran koperasi. Guna  mengefektifkan fungsi rapat anggota, maka segala keputusan rapat anggota harus dilaksanakan oleh pengurus koperasi. Pengurus perlu diberikan kewenangan yang jelas dalam operasionalisasi keputusan- keputusan yang dihasilkan oleh RAT.

Berikut ini disampaikan beberapa kiat bagi para pengurus koperasi agar koperasinya bisa menyelenggarakan RAT tepat waktu

1.      Komitmen Pengurus dan Pembina

Pengurus yang memiliki komitmen dalam menjalankan tugasnya, akan berusaha sekuat tenaga agar pelaksanaan RAT bisa tepat waktu. Karena dengan RAT tepat waktu, pengurus akan mendapat penilaian dan pengakuan dari anggotanya. Pembina Koperasi (Pejabat) dari Dinas yang menangani koperasi harus memiliki komitmen untuk mondorong agar koperasi yang diwilayahnya, dapat melaksanakan RAT tepat waktu. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :

a.   Memberikan surat pemberitahuan kepada para pengurus koperasi. 

    Surat tersebut idealnya dikirimkan pada bulan januari setiap tahunnya. Selain  berisi tentang himbauan untuk melaksanakan RAT, juga himbauan untuk menyampaikan buku laporan keuangan.

b.   Memberikan hadiah/insentif kepada koperasi yang RAT nya selalu tepat waktu. Bagi koperasi yang secara konsisten melaksanakan RAT, hendaknya pengurusnya diberikan insentif, seperti diikutsertakan dalam studi banding, pelatihan dan lain sejenisnya.

c.       Memberikan pendampingan.

Para pejabat di Dinas Koperasi Kabupaten/Kota dapat menugaskan para Pendamping lapangan  koperasi, terutama dalam penusunan Laporan Keuangan Koperasi maupun dalam mengurus Sertifikat NIK (Nomor Induk Koperasi)

d.      Memberikan contoh pengelolaan koperasi yang baik.

Idealnya kegiatan koperasi yang di dinas yang menangani koperasi, harus baik dan maju. Sehingga dapat memberikan contoh yang nyata, bagi pengurus koperasi yang lain. Bila perlu para pejabat eselonnya, pernah menduduki posisi Ketua/Sekretaris/Bendahara koperasi. Dengan demikian yang mereka sampaikan dengan hanya sekedar teori.

2.      Lakukan dengan komputerisasi.

Dengan adanya perkembangan teknologi, maka pembuatan laporan keuangan bisa dibantu dengan komputerisasi, misalnya dengan menggunakan Aplikasi tertentu.  Saat ini banyak sekali pihak yang menawarkan secara gratis tentang Aplikasi pelaporan keuangan koperasi, baik yang bersifat otomatis maupun semiotomatis. Sekarang tinggal kemauan atau niat, dari pengurus koperasi tersebut. Berdasarkan pengalam pengurus, ternate banyak sekali manfaat yang didapat, jika pengurus menggunakan komputerisasi, diantaranya

a.      Laporan keuangan menjadi cepat, dan akurat

Laporan keuangan setiap akhir bulan harus diinput ke dalam sistem aplikasi, sehingga jika akhir desember sudah diinput, maka Laporan Keuangan selama satu tahun sudah selesai.  Dengan demikian RAT dapat diselenggarakan pada awal bulan Januari.

b.      Sisa Hasil Usaha (SHU) dibagi secara adil.

Dengan aplikasi, maka SHU bisa dibagikan secara adil (proporsional), artinya besaran SHU yang diterima setiap anggota akan berbeda-beda, sesuai dengan besaran kontribusi simpanan dan jasa yang bersangkutan

c.       Menimbulkan kepercayaan dari anggota.

Laporan keuangan yang setiap akhir bulan diinput oleh Juru buku (enumerator) ke dalam sistem aplikasi, selanjutnya dikirim ke pengurus (khususnya Ketua), setelah dikoreksi oleh Ketua, File dalam bentuk softcopy tersebut, dikirim oleh Ketua, ke Grup WA (WhatsApp) anggota koperasi. Dengan demikian laporan keuangan setiap bulan akan diterima dan diketahui oleh semua anggota. Hal inilah yang dapat menimbulkan kepercayaan anggota kepada pengurus, karena mereka telah membuktikan adanya transparansi dari pengurus. Transparansi inilah yang dapat membangun kepercayaan.

d.      Tidak memerlukan tenaga yang banyak dan tidak membutuhkan alat bantu.

Jika kita sudah komputerisasi, maka tidak dibutuhkan lagi karyawan yang banyak serta tidak dibutuhkan lagui alat bantu seperti kalkulator dan lain sejenisnya.

3.      Adanya Inovasi dalam Pelaksanaa RAT

Agar pelaksanaan RAT banyak dihadiri oleh anggota, maka perlu adanya inovasi, misalnya dengan memberikan “door prize” atau hadiah. Bisa juga dengan hiburan, misal organ tunggal. Dengan adanya pembagian hadiah dan hiburan tersebut, biasanya anggota akan menanyakan ke pengurus “kapan RAT dilaksanakan” karena mereka menganggap bahwa event RAT merupakan Event yang sangat ditunggu-tunggu. (Pr)

*)Penulis merupakan  Ketua KPN KOSUP Provinsi Jambi, yang pernah membawa KPN KOSUP sebagai salah satu Koperasi Berprestasi Tingkat Nasional Tahun 2011. Penulis juga dikenal  Praktisi Koperasi yang mengembangkan Aplikasi SAKTI (Sistem Aplikasi Koperasi dengan Teknologi Informasi), Aplikasi SAKTI serta tutorialnya bisa  didapatkan secara gratis, dengan menghubungi Penulis melalui WhatsApp 0813 6654 4115.